Blog naukowy. Zdobądź wiedzę z języków obcych, jazdy na łyżwach...

Po co formalizować przygotowanie dokumentów?

Po pierwsze, zasadnicze znaczenie ma spisywanie decyzji. Dopiero przy pisaniu ujawniają się luki i niekonsekwencje. Akt pisania wymaga podjęcia setek minidecyzji, a właśnie one ułatwiają odróżnienie strategii jasnych i precyzyjnych od mętnych.

Po drugie, dokument służy do przekazywania decyzji innym. Szef nieustannie będzie się dziwić, że strategie, które uważał za powszechnie znane, są całkowicie obce niektórym członkom jego zespołu. Skoro podstawowym zadaniem szefa jest troska o to, żeby wszyscy zdążali w tym samym kierunku, jego rola na co dzień polega na komunikowaniu się z ludźmi, a nie na podejmowaniu decyzji. Dokumenty ogromnie ułatwią mu to zadanie.

Po trzecie wreszcie, dokumenty szefa są jego bazą danych i listą kontrolną. Analizując je, wie, w jakim punkcie zadania się znajduje, i dostrzega ewentualną konieczność innego rozłożenia akcentów lub zmiany kierunków działania.

Nie jestem entuzjastą popieranego przez handlowców „systemu pełnego informowania kierownictwa”, polegającego na tym, że menedżer wczytuje do komputera pytanie, a na ekranie pojawia się odpowiedź. System ten nigdy nie będzie działać, a to z wielu zasadniczych powodów. Jeden z nich to taki, że tylko małą część swojego czasu – może 20 procent – menedżer przeznacza na zadania, do których potrzebne są mu informacje z zewnątrz. Resztę zajmuje mu komunikacja: słuchanie, informowanie, uczenie, namawianie, doradzanie, zachęcanie. W tych działaniach, opierających się na danych, podstawowe znaczenie ma jedynie garstka kluczowych dokumentów, a te zaspokoją niemal wszystkie jego potrzeby.

Zadaniem szefa jest opracowanie planu, a następnie jego realizacja. Jedynie spisany plan jest precyzyjny i nadaje się do przekazania innym. Składa się z dokumentów określających co, kiedy, ile, gdzie i kto. Jest w nich zamknięta większość pracy szefa. Jeśli już na początku prac dostrzeże on wielkie znaczenie tych dokumentów, mogą być dla niego niezbędnym narzędziem, a nie czymś irytująco uciążliwym. Mając takie nastawienie, szybciej i przejrzyściej wyznaczy kierunki działania.

Podobne Artykuły

Zostaw odpowiedź

Twoj adres e-mail nie bedzie opublikowany.